Política de Tratamiento de Información
MANUAL DE POLITICAS DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
Justificación
El presente manual regula el tratamiento de la información personal recolectada y administrada por IMPREBARRAS COLOMBIA. Su elaboración responde al cumplimiento de las obligaciones previstas en el Decreto 1377 de 2013 y con él se busca garantizar el derecho fundamental de habeas data y todos aquellos regulados mediante la Ley 1581 de 2012.
El manual documenta y recoge los cambios organizacionales que se han adoptado para plasmar los procedimientos estandarizados de recolección, custodia y tratamiento de los datos personales.
PARTE 1
GENERALIDADES
ARTICULO 1. -MARCO LEGAL.- Este manual se ha elaborado en desarrollo de las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 “Ley de Protección de Datos Personales (Habeas Data) y el Decreto 1377 del 27 de Junio de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Sus disposiciones deben entenderse en armonía con estas normas e interpretarse en forma sistemática con ellas.
ARTICULO 2. -APLICACIÓN.- El presente manual se aplicará única y exclusivamente al tratamiento de los datos de carácter personal que posea y/o que sean recogidos por IMPREBARRAS COLOMBIA SAS.
ARTICULO 3. -PERMANENCIA-. Las políticas y procedimientos consignados en este manual aplican a las bases de datos que posee actualmente y a aquellas que hacia el futuro conforme o recopile IMPREBARRAS COLOMBIA.
IMPREBARRAS COLOMBIA conservará indefinidamente los registros de todos los sus participantes con el fin de mantener contacto con los mismos. Se eliminarán los datos del fichero a petición del titular de la respectiva información.
ARTICULO 4. -OBJETO.- El objeto de la creación del presente manual es el de dar entero cumplimiento a lo preceptuado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 que hace referencia a la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada atención de reclamos y el adecuado tratamiento de la información.
Las disposiciones del Manual, aplican en lo pertinente a cualquier labor de recolección de información personal desarrollada por IMPREBARRAS COLOMBIA independientemente del fin que persiga dicha recopilación.
ARTICULO 5. -PRINCIPIOS.- Los principios que a continuación se mencionan regulan el tratamiento de la información desarrollada por IMPREBARRAS COLOMBIA, puntualmente frente al almacenamiento, uso y tratamiento de datos personales:
a. Transparencia: En todo momento IMPREBARRAS COLOMBIA pondrá a disposición de los titulares todos los mecanismos idóneos con el fin de garantizar la información acerca de los datos personales que se encuentran consignados en las Bases de Datos, en cualquier momento y sin restricciones.
b. Colaboración con la autoridad: IMPREBARRAS COLOMBIA cooperara con las autoridades competentes en materia protección de datos, para garantizar el cumplimiento de las leyes.
c. Finalidad: El uso, almacenamiento y tratamiento deben tener un fin específico e informado al titular en forma previa a su entrega.
d. Libertad: El tratamiento solo se podrá llevar a cabo de acuerdo a con el consentimiento previo, expreso e informado del titular en el caso de nuevos participantes.
e. Veracidad: En todo momento la información contenida en las bases de datos será veraz e inequívoca, completa, exacta y actualizada. No se utilizarán datos incompletos o fraccionados que puedan inducir a un error. El Titular podrá solicitar en cualquier momento la corrección, actualización o supresión dela información.
f. Privacidad: Los datos personales no estarán disponibles en ningún medio de divulgación pública o masiva en respeto del derecho a la privacidad. IMPREBARRAS COLOMBIA no venderá ni compartirá la información por fuera de los límites y condiciones previstas en este reglamento.
g. Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable y/o Encargado del mismo, será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h. Confidencialidad: IMPREBARRAS COLOMBIA garantizará que todas las personas intervinientes en el tratamiento de la información serán objeto de control y supervisión, inclusive, luego de finalizada su relación con las labores que comprenden dicho tratamiento.
PARTE 2
AUTORIZACIONES
ARTICULO 7. -AUTORIZACION.- En concordancia con lo previsto en la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de IMPREBARRAS COLOMBIA debe contar con una autorización donde se manifieste el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
IMPREBARRAS COLOMBIA requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados por la ley, a saber:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
IMPREBARRAS COLOMBIA no recolectara, almacenará ni tratará datos personales pertenecientes a menores de edad.
ARTICULO 8. -PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.- IMPREBARRAS COLOMBIA conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha en la que obtuvo ésta. En consecuencia, IMPREBARRAS COLOMBIA podrá establecer archivos físicos o electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
PARTE 3
DERECHOS Y DEBERES
ARTICULO 9. -DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.- El titular de la información recopilada por IMPREBARRAS COLOMBIA tendrá los siguientes derechos:
1- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2- Solicitar la prueba de la autorización otorgada para que realice tratamiento de los datos personales.
3- Previa solicitud a IMPREBARRAS COLOMBIA, conocer el uso que se ha dado a sus datos personales.
4- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y decreto reglamentario 1377 de 2013 emitido por el Ministerio de comercio, Industria y turismo una vez agotado el trámite del que trata el artículo 16 de la 1581 de 2012.
5- Revocar la autorización otorgada a IMPREBARRAS COLOMBIA para detener el tratamiento de los datos personales de los titulares.
6- Solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de IMPREBARRAS COLOMBIA.
7- Acceder en forma gratuita a los datos personales propios que reposen en la base de datos de IMPREBARRAS COLOMBIA.
PARTE 4
DEBERES DE IMPREBARRAS COLOMBIA RESPECTO EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
ARTICULO 10. -DEBERES DE IMPREBARRAS COLOMBIA.- En su condición de responsable de la información IMPREBARRAS COLOMBIA es consciente de la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos. IMPREBARRAS COLOMBIA solo hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas por el titular, en respeto de la ley 1581 de 2012 que versa sobre la protección de datos personales puntualmente a lo mencionado en el artículo 17. Por tanto IMPREBARRAS COLOMBIA se compromete a cumplir a cabalidad y de forma permanente con los preceptos que a continuación se mencionan.
1- Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos personales.
2- Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta uso o acceso no permitido o fraudulento.
3- Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la información en los términos que para ello tiene fijado el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al tiempo de respuesta.
4- Cuando se eleve petición, queja o reclamo a través de carta se insertara en la base de datos el texto: “Reclamo en trámite” hasta que se emita una respuesta al titular de la información.
5- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que con ocasión de sus labores como empleados de IMPREBARRAS COLOMBIA deban tener dicho acceso.
6- Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares.
7- Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012 al igual que con los decretos que la reglamenten al igual que con todos los requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
PARTE 5
PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMACIÓN
ARTICULO 11. -OBJETIVO.- Considerando que los titulares de la información les asiste el derecho de hacer reclamaciones acerca su información personal que reposa en las bases de datos de IMPREBARRAS COLOMBIA, para ello se ha diseñado e implementado el procedimiento que a continuación se describe en dos frentes tales como el de reclamaciones acerca de consultas personales, solicitudes de autorización de la información y uso de los datos y como segundo frente el de atención a solicitud de corrección, autorización o supresión de datos.
1- Atención de solicitud: El titular puede realizar la consulta por medio escrito, verbal o presencial en nuestra sede de atención ubicada en Carrera 4ª # 65B- 92 PISO 2 barrio Santa Bárbara (Cali) entre las 8:00am a 12:00pm y 2:00 pm a 5:30 pm de lunes a viernes y sábado de 9:00am a 12:00m., también se podrá realizar la consulta a través de nuestro correo electrónico asistente@imprebarrascolombia.com.
2- Requisitos de la solicitud: Las solicitudes presentadas deben incluir como mínimo los siguientes datos: Nombre completo, Dirección, Teléfono, correo electrónico y número de identificación, objeto de la queja y pretensiones.
3- Proceso de la solicitud: Todas las solicitudes interpuestas por los titulares de la información tendrán una respuesta en un lapso inferior a 15 días hábiles contados desde el momento de la recepción de la reclamación.
4- Las solicitudes de corrección actualización o supresión de datos serán atendidas por llamada telefónica, Correo Electrónico, Presencial, quién resolverá de manera inmediata y responderá al titular, exceptuando solicitudes escritas, las cuales se resolverán inmediatamente y posteriormente se enviará carta que contenga la respuesta a la solicitud, vía correo certificado en un plazo que no supere los 5 días hábiles.
PARTE 6
VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y DE LAS BASES DE DATOS
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de IMPREBARRAS COLOMBIA rige a partir del día 1 de septiembre del 2013 y mientras permanezcan vigentes las relaciones contractuales, comerciales o laborales con el Titular, incluido el término requerido para ejecutar la totalidad de las actividades tendientes al cumplimiento de las finalidades del Tratamiento.
Igualmente, el Tratamiento de los Datos Personales por parte de la Compañía será efectuado mientras permanezcan vigentes las relaciones contractuales, comerciales o laborales con el Titular, incluido el término requerido para ejecutar la totalidad de las actividades tendientes al cumplimiento de las finalidades del Tratamiento. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
IMPREBARRAS COLOMBIA SAS
NIT. 900.519.811-0
CALLE 21 N # 4 – 38 Of. 202 B/VERSALLES TEL. (+ 57 2) 348 0425 – 348 0426 – 373 8360
AVISO DE PRIVACIDAD SOBRE LA LEY DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES
IMPREBARRAS COLOMBIA SAS, dando cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, se permite informar a sus clientes, proveedores, empleados y público en general, tanto activos como inactivos, que tengan vínculo directo e indirecto con la sociedad, Titulares de los Datos Personales que se encuentran incluidos en la base de datos de la compañía, la cual ha sido recolectada en desarrollo de su objeto social, con ocasión de las relaciones comerciales y laborales entabladas. Lo siguiente:
Los mecanismos a través de los cuales son almacenados estos datos son seguros y garantizan la confidencialidad de los mismos, debido a que se cuenta con los medios idóneos para impedir el acceso a éstos por parte de terceros no autorizados.
Los titulares de información personal incluida en bases de datos, tiene los siguientes derechos respecto del tratamiento de la misma:
1. Conocer, actualizar y rectificar la información recogida.
2. Solicitar, en cualquier momento, que su información sea rectificada, modificada, actualizada o eliminada.
3. Solicitar prueba de autorización emitida por el Titular, salvo lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
4. Ser informado, previa solicitud, respecto de los usos aplicados a sus datos personales.
5. Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos y su administración, en casos de vulneración de los derechos y garantías constitucionales y legales.
7. Acceder en forma gratuita a sus datos personales divulgados; y Exigir la confidencialidad y la reserva de la información suministrada.
Para efectos de ejercer estos derechos, los titulares de los datos personales se pueden contractar con la compañía, como responsable y/o encargado del tratamiento de la información, al teléfono (2) 3738360, en el correo electrónico asistente@imprebarrascolombia.com. Se solicita atentamente a todos los Titulares de información que aparecen registrados en las bases de datos de la compañía, se sirva autorizarla para continuar realizando el tratamientos de sus datos personales, los cuales han sido suministrado y se han incorporado en la base de datos y/o documentos físicos y/o electrónicos de todo tipo con los que cuenta la compañía.
En caso que en un plazo de 30 días hábiles contados a partir de la presente publicación, el Titular de los datos personales que no haya manifestado que no autoriza el tratamiento de sus datos personales ni haya solicitado la suspensión de los mismos de las bases de datos de la compañía, se entenderá que ha autorizado a la misma para continuar con el tratamiento de tales datos, de acuerdo a las políticas y procedimiento adoptados por la compañía para estos efectos, los cuales se pueden encontrar en la página Web www.imprebarrascolombia.com o en las instalaciones de la compañía.